폐기물 처리 담당자 퇴사 시 인계 절차

1. 폐기물 업무는 담당자 한 명에게 달려 있다?

많은 사업장에서 폐기물 관리 업무는 한 명의 실무자 또는 환경안전관리자가 전담하고 있습니다.
특히 올바로 시스템 등록, 위탁 계약 관리, 처리 업체 연락, 인계서 출력, 점검 대응 등은 대부분 전담자 개인의 계정, 연락망, PC 환경에 의존하고 있는 경우가 많습니다.

이런 상황에서 폐기물 담당자가 예고 없이 퇴사하거나 인수인계 없이 자리만 변경되면,
폐기물관리법상 아래와 같은 법적·실무적 문제가 동시에 발생할 수 있습니다.

• 올바로 시스템 로그인 불가 → 전자 인계서 등록 중단
• 인계서 관리 누락 → 처리 이력 확인 불가
• 위탁 계약서 파일 위치 미파악 → 점검 시 서류 미비
• 처리비 정산 및 위탁 비용 중복 청구 → 재정 손실
• 환경부 또는 지자체 점검 시 대응자 없음 → 과태료·행정처분 대상

특히 올바로 시스템 계정은 담당자 개인인증서 기반이므로,
담당자가 퇴사하면 해당 인증서도 함께 소멸되어 시스템 접근 자체가 불가능해집니다.
이는 법적으로 위반이 되지 않더라도, 실무적으로는 매우 치명적인 리스크가 됩니다.

2. 퇴사 시 반드시 진행해야 할 인계 절차

담당자가 변경될 경우, 법적으로 별도 신고의무는 없지만,
환경부 및 각 지자체는 인계 누락으로 인한 행정착오를 ‘배출자의 책임’으로 간주하고 있습니다.
따라서 내부적으로는 반드시 다음의 인계 절차를 문서화하여 남겨두어야 합니다.

① 올바로 시스템 계정 정리 및 재등록

• 기존 담당자의 공동인증서(구 공인인증서) 만료 여부 확인
• 담당자 퇴사 시 관리자 계정으로 접속하여 신규 사용자 등록
• 반드시 권한: ‘전자 인계서 입력/조회 가능’으로 설정
• 변경 내역은 ‘사업장 정보 변경 신고’와 함께 정리하면 좋음

② 인계서 및 처리 이력 백업

• 최근 1년간 등록한 전자 인계서 PDF 파일 저장
• 위탁 처리 내역, 처리 확인서 스캔본, 계약서 파일 백업
• ‘인계 대장’ 또는 ‘처리 요약표’ 형태로 항목 정리

③ 위탁 업체별 연락처 및 계약 정보 공유

• 수거업체, 운반업체, 처리업체의 담당자 명단 작성
• 처리 주기, 담당자 이름, 협의한 수거일 등 포함
• 계약서 유효기간 및 조건도 함께 전달

④ 보관장소 관리 상태 및 현황 전달

• 지정폐기물 보관장소 위치, 용기 상태, 보관량 확인
• 악취·누수 등 현장 민원 발생 여부 전달
• 점검 대비 상태 포함하여 구두 설명 또는 사진 정리

⑤ 점검 이력 및 향후 대응 일정 공유

• 최근 점검일자, 지적사항, 개선 조치 내용 문서화
• 향후 예정된 점검일 또는 사전 통보 내용 포함
• 점검 시 연락 담당자 및 대응 절차 가이드 전달

위의 절차는 별도 ‘업무 인수인계서’ 양식으로 정리하고,
관리팀 또는 환경팀 관리자에게 공식적으로 제출해두는 것이 중요합니다.

3. 실무에서 자주 발생하는 인계 실패 사례

실제 사업장에서는 다음과 같은 인계 누락 사례가 자주 발생합니다.

• 사례1. 올바로 시스템 접속 불가 → 미등록 인계서 14건 적발
  경기도의 한 중견 제조업체에서는 담당자 퇴사 이후 인계서 등록이 한 달간 중단되었고,
  환경부 점검 시 ‘무기록 처리’로 간주되어 과태료 300만 원 부과됨.
• 사례2. 수거업체가 전 담당자 번호만 알고 있어 연락 두절
  폐합성수지 수거 일정이 미조율되어 폐기물이 한 달간 방치, 민원 발생 및 환경과 정식 조사 진행
• 사례3. 처리단가 변경 사실을 신규 담당자가 몰라 예산 초과
  처리단가가 4월부터 변경되었으나, 계약서를 인계받지 못해 기존 단가로 예산 편성 → 비용 차이 300만 원 발생
• 사례4. 담당자 PC에만 파일이 저장되어 인계자료 접근 불가
  위탁 계약서, 인계서 PDF, 처리 확인서가 모두 개인 PC에만 보관되어 복구 불가
  → 전자 인계서와 실제 자료가 불일치하여 점검 시 시정명령 조치

이처럼 퇴사 자체보다 인계가 제대로 되지 않았다는 사실이 더 큰 문제로 이어질 수 있습니다.
따라서 조직 내에서 폐기물 업무를 **‘개인 의존적 업무’가 아니라 ‘프로세스화된 시스템’**으로 전환하는 것이 중요합니다.

4. 인계·인수 문서화 체크리스트

다음은 폐기물 처리 담당자 교체 시 사용하면 좋은 인계 문서 체크리스트입니다.

 

✔ 올바로 시스템 사용자 등록 내역 및 계정 전달
✔ 폐기물 분류표 및 인계서 샘플 출력본 보관
✔ 최근 1년간 인계서 등록 이력 PDF 백업
✔ 위탁 계약서 스캔본 및 요약 정리
✔ 수거/운반/처리 업체 연락망, 처리 주기 기록
✔ 폐기물 보관장소 사진 및 위치도 전달
✔ 점검 이력 요약, 조치 사항, 향후 점검 예정일 포함
✔ 환경부 교육 이수 여부 및 차기 교육 일정
✔ 업무 인수인계 완료 확인서 서명 및 일자 기재

이 인계서 양식을 사내 클라우드 또는 공용폴더에 저장하고,
정기적으로 업무 매뉴얼화 + 담당자 교육을 병행하면,
담당자 퇴사로 인한 공백을 최소화할 수 있습니다.

5. 폐기물 인계 시스템, 이제는 ‘사람’이 아니라 ‘체계’가 중요합니다

환경부는 2025년 이후 올바로 시스템의 기능을 개선하며,

• 사업장별 인계자 변경 기록 추적,
• 인계 누락 알림 기능,
• 전자 인계서 등록 상태 자동 점검 시스템
  을 적용할 예정입니다.

또한 ESG 관점에서도 폐기물 관리의 연속성, 담당자 교체 시 책임 구조 유지 여부는
지속가능경영보고서(SR)와 내부 감사 기준에 포함되고 있습니다.

따라서 기업이나 기관은 폐기물 관리 업무를 한 명에게만 의존하는 구조에서 벗어나,

• 조직 내 이중 계정 관리
• 공용 업무 매뉴얼 제작
• 퇴사자 인계 절차의 문서화
  등을 통해 시스템 중심의 인계체계를 갖추는 것이 무엇보다 중요합니다.